Version en date du 09/04/2021
Préambule
Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) est entré en vigueur le 25 mai 2018 et vient compléter la législation en matière de protection des données à caractère personnel.
Pour votre information, une donnée à caractère personnel correspond à toute information relative à une personne physique identifiée ou qui peut être identifiée, directement ou indirectement, par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres (nom, prénom, adresse, mail, téléphone, numéro de contrat, numéro CB, …). Un traitement de données à caractère personnel désigne toute opération sur ce type de données (collecte, stockage, transmission, suppression, …,) que cela soit sur papier ou informatique. Le responsable de traitement est la personne qui détermine ces finalités de chaque traitement et les moyens pour atteindre ces finalités.
Pour la SODEGIS, 7 Rue Jean Couturier, 97430, Le Tampon, la protection de vos données est une priorité. Aussi, dans un souci de transparence, la présente Politique de Confidentialité a pour objectif notamment de vous expliquer pourquoi vos données personnelles sont collectées et traitées par la SODEGIS, en sa qualité de responsable de traitement, comment celles-ci sont traitées, quels sont les droits dont vous disposez sur vos données et comment vous pouvez les exercer.
La SODEGIS se réserve le droit de modifier à tout moment la présente Politique de Confidentialité. Toute modification prendra effet immédiatement. Par conséquent, nous vous invitons à consulter régulièrement de notre Politique, accessible depuis toutes les pages du Site et ce, afin de vous tenir informé de la dernière version en ligne applicable. Nous vous invitons également à vérifier la date indiquée sur la présente Politique afin de connaître la date de la dernière mise à jour.
De quoi parle-t-on ?
DONNÉES PERSONNELLES. Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée « personne concernée »).
Exemples ! Sont des données personnelles :
- Nom, prénom, adresse, téléphone, mail, …
- Données de santé ou relatives à la nature d’un handicap, …
- Composition du foyer, régime matrimonial, salaire, taux d’endettement, …
TRAITEMENT DE DONNÉES PERSONNELLES. Désigne une opération, ou ensemble d’opérations, portant sur des Données personnelles, que ce soit sur support informatique ou papier. Un traitement de données doit avoir un objectif, une finalité déterminée préalablement au recueil des données et à leur exploitation.
Exemples ! Sont des traitements de données personnelles :
- L’instruction des demandes de logement social en location, …
- La gestion locative, …
- La gestion du contentieux locatif, …
Pourquoi avons-nous besoin de collecter vos données personnelles ?
FINALITE. Les données personnelles collectées et utilisées par la SODEGIS sont nécessaires pour lui permettre de répondre à une ou plusieurs finalités. En effet, dans le cadre de son activité de bailleur social, la SODEGIS est amenée à utiliser un certain nombre de données vous concernant afin de répondre à un but précis (finalité).
De façon générale, la SODEGIS ne traite aucune de vos données personnelles à des fins incompatibles avec celles pour lesquelles elles ont été collectées, sauf accord préalable de votre part.
BASE LEGALE. La SODEGIS ne peut collecter et traiter vos données que si un fondement juridique l’y autorise, à savoir : votre consentement, un contrat qui vous lie à la SODEGIS, une obligation légale à laquelle est tenue la SODEGIS ou bien encore l’intérêt légitime poursuivi par la SODEGIS.
Le tableau ci-dessous vous informe de la finalité des traitements de données personnelles mise en œuvre par la SODEGIS et les bases légales associées.
| FINALITE | BASE LEGALE | |
| Instruction des demandes de logement social en location, y compris les demandes d’attribution, de mutation ou d’adaptation | Mission de service public (art. L. 411 code Constr. Hab.) | |
| Consentement pour les données de santé et pour les appréciations sur difficultés sociales | ||
| Gestion locative (gestion de la conclusion, exécution et fin de contrat de bail : état des lieux, appels des loyers, règlement et quittance) | Contrat de location et loi de 1989 sur bail d’habitation | |
| Gestion des réclamations, sinistres et travaux d’adaptabilité | ||
| Gestion des gros travaux d’entretien et réhabilitation du patrimoine foncier | ||
| Réalisation d’enquêtes en matière d’accession à la propriété et de location (y compris les enquêtes annuelles dites Supplément de Loyer de Solidarité (SLS) et Occupation du Parc Social (OPS)) et établissement de statistiques relatives à la gestion et à l’occupation du patrimoine immobilier, à la réhabilitation des immeubles et des logements ou à l’appréciation de la qualité du service | Obligations légales auxquelles est soumise la SODEGIS | |
| Gestion des relations avec les organismes gestionnaires des aides au logement | Obligations légales auxquelles est soumise la SODEGIS | |
| Gestion des relations avec les réservataires des logements | Obligation légale pour ce qui concerne le contingent préfectoral | |
| Convention de réservation pour les autres réservataires (EPCI – CAF/1% logement) | ||
| Gestion des ventes de biens appartenant à la SODEGIS | Intérêt légitime de la SODEGIS | |
| Gestion des locaux d’activité et des locaux commerciaux ou professionnels | Intérêt légitime de vendre ou de louer des biens fonciers à usage professionnel ; Conclusion et exécution des contrats | |
| Organisation de l’élection des représentants des locataires au conseil d’administration | Obligation légale à laquelle est soumise la SODEGIS | |
| Négociation d’accords collectifs avec les résidents | Obligation légale à laquelle est soumise la SODEGIS | |
| Contrôle de la représentativité des associations de locataires | Obligation légale à laquelle est soumise la SODEGIS | |
| Mise en œuvre des politiques publiques concernant l’habitat à caractère social | Obligation légale à laquelle est soumise la SODEGIS | |
| Actions menées en qualité de membre d’un conseil syndical pour les immeubles où le bailleur est copropriétaire | Intérêt légitime de la SODEGIS en qualité de membre du conseil syndical et copropriétaire | |
| Gestion de l’investissement immobilier, recherche de terrains à bâtir, gestion des procédures d’expropriation pour le compte de tiers | Intérêt légitime de la SODEGIS au regard de son objet social ; Mission de service public | |
| Mise en œuvre d’un suivi social personnalisé pour les locataires | Mission de service public (art. L. 411 code Constr. Hab.) ; Avec consentement spécifique pour la collecte de données de santé et pour les appréciations sur les difficultés sociales | |
| Contrôle d’accès aux zones soumises à une restriction de circulation | Intérêt légitime du bailleur d’assurer la sécurité́ des biens et des personnes | |
| Gestion des précontentieux et des contentieux avec les occupants des logements et les tiers responsables d’atteintes au personnel ou au patrimoine de la SODEGIS (trouble anormal de voisinage, recouvrement d’impayés, expulsion locative, atteintes au patrimoine immobilier ou aux personnes et exécution des décisions de justice ayant une incidence sur un lieu de résidence) | Obligation légale à laquelle est soumise la SODEGIS d’assurer la jouissance paisible des biens loués (art. 6 b de la loi du 6 juillet 1989) ; Pour le recouvrement des impayés et expulsion locative : exécution du contrat ; Pour le recouvrement des impayés dès lors qu’il ne conduit pas à une expulsion locative : Intérêt légitime de la SODEGIS à recouvrir les loyers | |
| Contentieux général (notamment en matière foncière) | Intérêt légitime de faire valoir ses droits en justice | |
| Gestion des Cookies | Consentement | |
| Gestion de la comptabilité | Respect des obligations légales en matière de comptabilité | |
| Gestion des fichiers fournisseurs | Respect des obligations légales en matière de comptabilité | |
| Intérêt légitime de choisir le prestataire selon ses besoins (prestation de service, sinistre, …) | ||
| Gestion des candidatures à un emploi | Intérêt légitime de la SODEGIS à évaluer la capacité du candidat à occuper l’emploi proposé | |
| Comptabilité générale et auxiliaire rattachée aux locataires | – Respect des dispositions légales applicables en matière comptable | |
| Contrôle de gestion rattaché aux locataires | Intérêt légitime de SODEGIS à : | |
| – suivre la mise en œuvre de la stratégie | ||
| – préparer l’allocation des ressources en conformité avec les objectifs à court terme et les objectifs stratégiques | ||
| – mesurer les performances | ||
| – piloter l’activité et prendre les actions correctrices | ||
| Gestion des opérations d’adaptation | – Pour la gestion et la réception des demandes d’adaptabilité : Exécution du contrat de bail et loi de 1989 sur bail d’habitation | |
| – Pour la gestion des études des ergothérapeutes et des certificats médicaux : Consentement préalable des personnes concernées | ||
| Gestion du précontentieux et du contentieux locatif | – Obligation contractuelle du bailleur d’assurer une jouissance paisible | |
| – Intérêt légitime du bailleur de prévenir les atteintes au patrimoine et aux personnes | ||
| Gestion des déclarations obligatoires aux services des impôts | – Respect d’une obligation légale qui incombe à la SODEGIS (Article 1406 du Code général des impôts) | |
| Gestion des déclarations obligatoires aux services de la CAF | – Respect d’une obligation légale | |
| Gestion des demandes de logement social en location | – L’exécution d’un contrat et respect des obligations légales imposées à la SODEGIS en tant que bailleur social | |
| – Mission de service public | ||
| Gestion du patrimoine immobilier à caractère social | – L’exécution du contrat de bail et respect des obligations légales imposées à la SODEGIS en tant que bailleur social | |
| Enquête locataires sortants | – Intérêt légitime de SODEGIS à assurer le suivi et la gestion de la qualité́ | |
Quelles sont les données personnelles que nous traitons ?
Dans le cadre de son activité et selon la finalité poursuivie, la SODEGIS est amenée à collecter et traiter deux types de données :
- Celles que vous lui transmettez directement :
- Lorsque vous remplissez un formulaire de contact,
- Lorsque vous remplissez une demande de logement,
- Lorsque vous contactez la SODEGIS pour poser une question, introduire une réclamation, …
- De façon générale, lorsque vous échangez avec la SODEGIS de toute autre manière.
- Celles que des tiers lui communiquent pour remplir ses missions :
- Les collectivités, dans le cadre d’un mandat de gestion signé avec une collectivité ;
- La CAF pour l’actualisation annuelle des droits ;
- Les réservataires dans le cadre de la gestion des réservations de logement.
Dans ce cas, la SODEGIS vous informe de la source d’où proviennent ces données.
A qui transmettons nous vos données ?
DESTINATAIRE. Seul le personnel de la SODEGIS habilité dans le cadre de ses fonctions pourra avoir accès à vos données. Par ailleurs, la SODEGIS peut également être amenée à transmettre vos données à des tiers lorsque cela est rendu nécessaire pour répondre au but poursuivi (finalité) et notamment, à ses prestataires et sous-traitants autorisés à les traiter dans le cadre de l’exercice de leurs missions et aux organismes légalement autorisés.
Combien de temps conservons-nous vos données ?
DUREE DE CONSERVATION. L’ensemble des données collectées et traitées par la SODEGIS ne peut être conservé éternellement. Vos données seront conservées par la SODEGIS pendant le temps nécessaire à la réalisation d’une ou des finalités de chaque traitement, majoré du délai légal de prescription applicable.
A titre d’exemple, en matière d’instruction de demandes de logement social en location, vos données sont conservées jusqu’à la radiation ou l’attribution d’un logement ; les données strictement nécessaires à l’accomplissement d’obligations légales seront archivées le temps nécessaire au respect de l’obligation en cause (5ans – contrôle ANCOLS). En matière de gestion locative, vos données seront conservées pendant la durée du bail puis archivées pendant 5 ans à compter du départ du résident selon la prescription légale applicable (en vue d’un contrôle de l’ANCOLS).
Pour plus d’informations sur la durée de conservation de vos données, contactez le DPO de la SODEGIS.
Quels sont vos droits sur les données vous concernant ?
Droit d’accès à vos données
Vous pouvez obtenir de la SODEGIS la confirmation que vos données sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu’elles le sont, l’accès à l’ensemble des données et informations détenu par la SODEGIS.
Droit de rectification de vos données
Vous pouvez obtenir de la SODEGIS, dans les meilleurs délais, la rectification des données vous concernant qui seraient inexactes ou erronées. Vous pouvez également demander que vos données soient complétées, le cas échéant.
Droit à l’effacement de vos données
Sauf exceptions légales, vous pouvez demander à la SODEGIS l’effacement, dans les meilleurs délais, de vos données, si notamment, vous estimez que le traitement réalisé par la SODEGIS sur vos données n’est plus nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées.
Droit à la portabilité de vos données
Vous avez la possibilité de récupérer une partie de vos données dans un format ouvert et lisible par une machine ou de demander à la SODEGIS de les transmettre à un autre organisme. Seules sont concernées par ce droit, les données que vous avez fournies activement et consciemment à la SODEGIS (par exemple, les données que vous avez renseignées dans un formulaire en ligne) ou les données générées lors de l’utilisation d’un service ou d’un dispositif dans le cadre de la conclusion ou de la gestion de votre contrat, et qui sont traitées de manière automatisée, sur la base du consentement ou de l’exécution d’un contrat.
Droit d’opposition
Vous pouvez vous opposer à ce que vos données soient utilisées par la SODEGIS pour un objectif précis, sous réserve de justifier des raisons tenant à votre situation particulière.
Droit à la limitation du traitement de vos données
Vous pouvez demander à la SODEGIS de conserver vos données sans pouvoir les utiliser, dans l’un des cas suivants :
- Vous contestez l’exactitude des données utilisées par la SODEGIS,
- Vous vous opposez à ce que vos données soient traitées,
- En cas d’usage illicite mais vous vous opposez à leur effacement,
- Vous en avez besoin pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.
Droit de retirer votre consentement au traitement de vos données
Lorsque le traitement de vos données personnelles est fondé sur votre consentement, vous avez la possibilité de le retirer, à tout moment.
De même, pour retirer votre consentement aux cookies, vous pourrez le faire selon les modalités mentionnées dans la Politique Cookies (accessible en bas de page).
Droit de donner des directives post mortem
Vous avez la possibilité de définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données après votre décès. Ces directives définissent la manière dont vous souhaitez que soient exercés, après votre décès, vos droits sur vos données. Vous pouvez nous transmettre ces directives en adressant un courrier au DPO de la SODEGIS, mentionnant en objet « Directives post mortem ». À tout moment, vous pourrez modifier ou révoquer vos directives.
Droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL
Si vous considérez que vos droits ne sont pas respectés ou que la protection de vos données n’est pas assurée conformément au RGPD, vous pouvez, à tout moment, introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle compétente (en France, la CNIL), directement sur le Site de la CNIL ou par voie postale à : CNIL – 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07.
Comment exercer vos droits ?
Pour exercer l’un de vos droits, adressez votre demande à :
- Par courriel : dpo@sodegis.re
ou
- Par courrier postal : SODEGIS – A l’attention du DPO – 7 Rue Jean Couturier, 97430, Le Tampon.
Toute demande doit préciser, en objet, le motif de la demande (exercice du droit d’accès, d’opposition, …). La demande doit également être accompagnée d’un justificatif d’identité (n° unique SODEGIS code locataire, par exemple) et préciser l’adresse à laquelle doit parvenir la réponse. La SODEGIS vous adressera sa réponse dans un délai maximum d’un (1) mois, à compter de la date de réception de votre demande. Ce délai peut toutefois être prolongé de deux (2) mois en raison de la complexité et du nombre de demandes.
Si vous estimez, après avoir contacté la SODEGIS que vos droits Informatique et Libertés ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.
De manière générale, pour toute question relative à la présente politique de protection des données ou pour toute demande relative à la gestion de vos données personnelles par la SODEGIS, vous pouvez adresser votre demande par courriel ou par courrier au DPO, comme indiqué ci-dessus.
Vos données sont-elles transférées hors UE ?
Vos données sont hébergées sur des serveurs sécurisés et situés en France. Si vos données venaient à être transférées hors UE, par le biais de nos sous-traitants notamment, nous apporterions une attention toute particulière à ce que ces derniers traitent vos données dans le plus strict respect de la règlementation en vigueur en matière de protection des données personnelles.
Comment sécurisons-nous vos données ?
La SODEGIS met en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour garantir la sécurité et la confidentialité de vos données à caractère personnel lors de la collecte, du traitement et du transfert de vos données.
Les infrastructures de la SODEGIS sont protégées contre les logiciels malveillants (virus, spyware, pare-feu, …), la sécurité de votre terminal relève de votre responsabilité.
Dans le cas où nous serions susceptibles de faire appel à des prestataires pour traiter une partie de vos données, nous nous engageons à vérifier qu’ils présentent des garanties suffisantes pour assurer la protection des données personnelles qui leur sont confiées et à leur faire signer des clauses de confidentialité conformes à l’article 28 du RGPD.
En cas de violation de données à caractère personnel, c’est-à-dire en cas d’incident de sécurité, d’origine malveillante ou non et se produisant de manière intentionnelle ou non, ayant comme conséquence de compromettre l’intégrité, la confidentialité ou la disponibilité de vos données personnelles, nous nous engageons à respecter les obligations suivantes :
- Documenter toute violation de données dans un « registre des violations » ;
- Notifier à la CNIL, dans un délai maximal de 72 heures, toute violation susceptible d’engendrer un risque élevé ou non pour les personnes concernées ;
- Vous informer dans les plus brefs délais en cas de violation susceptible d’engendrer un risque élevé pour les personnes concernées.
Le « registre des violations » contient les éléments suivants :
- La nature de la violation ;
- Les catégories et le nombre approximatif des personnes concernées ;
- Les catégories et le nombre approximatif de fichiers concernés ;
- Les conséquences probables de la violation ;
- Les mesures prises pour remédier à la violation et, le cas échéant, pour limiter les conséquences négatives de la violation ;
- Le cas échéant, la justification de l’absence de notification auprès de la CNIL ou d’information aux personnes concernées.
Pour autant, et conformément à la réglementation en vigueur, nous ne sommes pas tenus de vous informer d’une violation dans les cas suivants :
- Vos données à caractère personnel sont protégées par des mesures les rendant incompréhensibles pour toute personne qui n’est pas autorisée à y avoir accès ;
- Des mesures ont été prises afin que le risque ne soit plus susceptible de se matérialiser ;
- Cette communication exige pour nous des efforts disproportionnés, ne disposant notamment d’aucun élément permettant de vous contacter pour vous en informer.
Champs obligatoires
Les champs indiqués par un astérisque dans nos formulaires sont obligatoires. Les conséquences en cas de défaut de réponse sont uniquement l’absence de prise en compte de votre demande. L’obligation de fourniture des données demandées est contractuelle, car nécessaire à l’exécution du contrat auquel vous êtes partie ou de mesures précontractuelles réalisées à votre demande, notamment en cas de demande d’informations, par exemple.